最初にAIに任せるのは、AIリーダーの仕事から
AIを使った業務改善を始めるとき、最初にどの仕事から手をつけるか。
会社全体への効果が大きい仕事から、と考えるのが自然だと思います。実際、最初の数回の打ち合わせには経営者や役員の方が同席されることが多く、「せっかくなら、効果の大きいものから」という声もよくいただきます。
ただ、私は多くの福祉の事業所では、順番を少し変えたほうがうまくいくと考えています。最初の1件は、AIリーダー自身の仕事から始めます。
AIリーダーは、たいてい兼務です
以前の記事「AIを入れたい。でも何から？最初の1か月でやること」で、AI活用の中心になる人（AIリーダー）を決めることが大切だとお伝えしました。
福祉の事業所の場合、AIリーダーに選ばれた方は、ほとんどが今の仕事との兼務です。しかも、今の仕事を減らしてもらったうえで任されるのではなく、今の仕事に上乗せで任されることが多いのが実情です。
その状態で、いきなり会社全体に関わる大きな業務改善を任されると、どうなるか。リーダーの負担が増え、途中で疲れてしまい、改善のスピードが落ちてしまいます。
1件目は、AIリーダー自身の仕事
そこで最初の1件は、AIリーダーご本人の仕事を、AIで楽にするところから始めます。
これには3つの良いことがあります。
- リーダーに時間が生まれる：業務改善に使える時間を、まず確保できます
- AIの力を、身をもって実感できる：自分の仕事が楽になる経験は、何よりの説得材料になります
- 「同僚も楽にしてあげたい」と思うようになる：自分が楽になると、周りの困りごとにも目が向くようになります
リーダー自身がAIの良さを実感していると、そのあとの業務改善がぐっと進みやすくなります。
どの仕事を選ぶかは、会社によっても、リーダーの担当によっても違います。総務、経理、営業、広報、現場の職員と、同じ総務でも会社によって中身はさまざまです。多くの方に共通しやすいのは、資料の下書きやメールの作成ですが、どれだけ楽になるかは仕事によって変わります。リーダーご本人と話しながら、いまいちばん時間を取られている仕事を選ぶのがおすすめです。
2件目から、会社全体に効く仕事へ
リーダーに余裕が生まれたら、次は会社全体への影響が大きい仕事に進みます。ここでは、次の4つの手順で選んでいます。
1. 困りごとを、1行1件で書き出す
職場の困りごとを、一覧にします。業務名は大まかで構いません。
2. 点数で並べて、1件に絞る
それぞれの困りごとに、次のような観点で点数をつけて並べます。
- どれくらいの頻度で発生するか
- 1回にどれくらいの時間がかかるか
- どれくらい困っているか
- AIが得意な作業か（文章を書く・整える・要約するなど）
- 個人情報を使わずに進められるか
点数の高いものから、まず1件に絞ります。
3. 流れを分けて、AIに任せる所と人が確かめる所を決める
選んだ1件の仕事を、3〜8段階くらいの流れに分けます。そのうえで、どの段階をAIに任せ、どの段階で人が確かめるかを決めます。
4. 始める前に、ゴールと「やらないこと」を決める
「作成時間を半分にする」といった、うまくいったかどうかの目安を決めます。あわせて、今回は手をつけない範囲も決めておきます。試すのは、1か月ほどで結果が見える大きさにしておくのがポイントです。
AIが力を発揮しやすい仕事の条件は、「AIの強みは「組織の底上げ」にあります」の記事でもご紹介しています。
AIリーダーを専任にできる場合は
ここまでの順番は、AIリーダーが兼務の場合のお話です。
AIリーダーを専任で置く場合や、兼務でも今の仕事を減らしたうえで任せる場合は、リーダーに最初から時間があります。そのときは、会社全体への効果が大きい仕事から始めても、うまくいきます。
どちらで進めるかは、リーダーにどれだけ時間を用意できるかで決めるとよいと思います。
まとめ
- 福祉の事業所のAIリーダーは、たいてい今の仕事との兼務で、上乗せで任される
- だから最初の1件は、AIリーダー自身の仕事を楽にすることから
- リーダーに時間が生まれ、AIの力を実感し、周りにも広げたくなる
- 2件目からは、困りごとを書き出し、点数で並べて、会社全体に効く仕事を選ぶ
- リーダーを専任にできる、または仕事を減らして任せられるなら、最初から効果の大きい仕事でもよい
コ・リクリエ・プラスでは、AIリーダーの方と一緒に、最初の1件選びから伴走しています。どこから始めればよいか迷っている段階でも、お気軽にご相談ください。
